¿Cómo manejo mi agenda?

Tiempo estimado de lectura: 6 minutos.

Una de las cuestiones prácticas más difíciles de poner en marcha cuando trabajamos con muchos pacientes, es la agenda.

Si trabajamos en un centro o equipo donde las citas las hacen por nosotros, el problema lo resuelve otro. Esa es una buena noticia.

Me pregunto cómo hacen quienes atienden así para sintonizar con los casos que tienen cada día. Cuéntenme quienes tienen esta experiencia cómo se apropian de los casos cuando no ordenan ustedes la frecuencia o el horario en que los reciben.

Con esta pregunta que les hago estoy en parte diciendo porqué armar mi agenda para mí no es poner a fulanito o menganito a las 15 hs, o a las 16hs.

Tengo todo un método construido con los años de dedicarme a esto, y de hacerlo por mi propia cuenta.

Vamos de lo fácil a lo complejo

Cuando estudiaba en la facultad trabajé como secretaria en un consultorio de odontopediatría. Yo era la que atendía las llamadas y daba los turnos entre otras cosas.

En general y por las vueltas que daba la gente, les preguntaba “¿a qué hora pueden venir”? Hasta un día en que me escuchó la doctora Egozcue, mi jefa y me retó.

Me dijo que las citas las tenía que poner en función de la disponibilidad de los profesionales y todas en continuo. Nada de dejar baches. Y agregó “que los pacientes se acomoden!”.

Treinta años después le doy la razón.

Cuando damos turnos a conveniencia de los otros, lo más probable es que sean horarios imposibles.

Cada familia tiene varios movimientos de hijos, de trabajo, en una ciudad inmensa donde el tráfico es muy conflictivo. Vamos a estar accediendo a un pedido que tal vez no puedan cumplir.

Y ¿quién se va a sentir molesta si no vienen?

Yo. Que además de las mil actividades que tengo, quiero trabajar tranquila.

Tranquila porque me canso de ir y venir.

Y porque mis pacientes necesitan que esté enfocada en el trabajo. Si estoy enojada, soy muy poco operativa. No sirvo. No les sirvo.

Empezar de cero

La agenda recomiendo que se arme empezando por una tarde o día para ir agregando lo que vayan a destinar a la atención. Si alquilan consultorio por módulos les conviene. Si tienen su propio lugar también.

Cuando tienen uno o dos pacientes, se van a sentir tentadas de ponerlos separados, dejarse tiempo entre uno y otro pero la verdad es que hay mucha demanda de trabajo, y esa estrategia es provisoria. Van a tener que replantear en poco tiempo las citas.

Cómo organizo las sesiones

Mi forma de trabajo es en sesiones que duran una hora entera, una hora reloj.

Así dispuse dos días donde empiezo en las horas “en punto” y dos días que son “y media”.

El quinto día es el comodín que uso para reuniones, visitas a escuelas, evaluaciones y todo lo que me queda a mí por hacer.

Si damos los turnos menos cuarto, luego y veinte, o esperamos al paciente a que llegue cuando pueda, se desacomoda la estructura del día y se hacen baches. (Obse yo?? 😅 )

Además de que esos espacios perdidos son posibilidad de trabajo desaprovechado, me dan una sensación de pesadez bastante molesta.

Hablo por mí, seguro hay quien lo pasa genial si queda desocupado. Yo no. Se me hace mucho más largo el día.

El vericueto de establecer quién viene a qué hora ocurre entre diciembre y marzo, época en que si hay cambios los queremos ordenar para armar el Cubo Mágico de horarios.

Una vez logrado esto, queda más o menos fijo durante los meses venideros. Que esta regularidad se mantenga  sin cambios a mí (de nuevo la obse 😉) me ayuda a trabajar de manera equilibrada. Por eso, las evaluaciones las hago en días de no atención.  Y si no tengo más horarios, no tomo pacientes nuevos porque no hay forma de cambiar lo que ya está armado.

En general atiendo muchas horas diarias. Y me gusta. Llego temprano al consultorio y termino tarde, casi sin pausa. Solamente paro para el almuerzo, una adquisición más o menos reciente a la que no voy a renunciar. En una época ni siquiera almorzaba.  Cuando me voy es que me doy cuenta de que se pasó el día. No me cuesta ni me pesa.

Pero sí me cansa cuando tengo tiempos muertos en el consultorio. La verdad es que es difícil aprovecharlos para otra cosa. A veces completo notas, o informes, tareas administrativas, pero no es lo mismo.

¿Quién viene hoy?

Al principio les dije que me gusta agendar a mí quién viene en cada horario.

Cada mañana empiezo el día sabiendo quién viene y anticipo decisiones que me ayudan a estar en condiciones de recibirlos.

Eso tiene que ver con que si voy a atender chicos chiquitos, que demandan mucho cuerpo y actividad, necesito ubicarlos en mi agenda respetando mi energía.

Si tengo que citar chicos con situaciones muy complejas, tal vez no puedo más de uno en un mismo día.

Es decir. No cito solamente porque tengo el hueco en la agenda. Tengo que mentalizarme y ver si estoy en condiciones ese día para lo que me piden.

Además soy profesora en dos universidades, y el compromiso cognitivo y emocional va por otro lado muy diferente.

Es bueno aceptar que toda la estructura mental varía según la circunstancia.

Aprendí a respetar que mi mente tiene algunas inercias que necesito mantener. Hay días más reflexivos, días más activos, más observadores. Días muy poco verbales, días para padres.

Pero eso lo sé yo. Por eso no podría acomodarme a que alguien tome las citas por mí.

Mis errores

Intento que no pase, pero a veces necesito hacer cambios.

La actividad de la facultad impone reuniones, o mesa de exámen fuera de programa, o las capacitaciones y congresos hacen que necesite hacer modificaciones.

🛑 Aprendí que si hago reiterados cambios las familias se confunden. Por las dudas les recuerdo el cambio un día antes, de que vengan a qué hora o que no vengan.

🛑 Si les pido favor contra favor entre familias, mezclo situaciones que no debo. Los cambios se hacen desde mí, por mi agenda y no transfiero mis complicaciones a los otros.

🛑 Si necesito suspender alguna sesión, lamentablemente no puedo recuperarla porque no tengo opciones, pero lo anuncio con tiempo. Y esto está anticipado desde el principio. Aviso que puede suceder y ya está legitimizado en nuestro encuadre.

🛑Si doy muchas explicaciones, les expreso mis preocupaciones, mi apuro, los horarios encimados que tengo y les muestro mi malestar, me estoy corriendo del lugar que debo mantener dentro de nuestro contrato de trabajo. Evitemos estos sinceramientos. No son necesarios.

Y mi última recomendación.

No se llenen de trabajo pensando que después les va faltar. Eso no ocurre nunca. Al contrario. Después estamos desbordados de trabajo y queremos dedicarnos a otra cosa (❕).

Ya que van a ejercer de lo que estudiaron, háganlo preservando la propia salud y bienestar. Trabajen bien. Trabajen conscientes de que son ustedes la herramienta en sí misma.

No llenen de sesiones la agenda, porque los pacientes llevan más tiempo que la “hora consultorio”.

Tengo un cálculo aproximado de que, al menos en alguna etapa del año cada paciente requiere un 30% extra de tiempo sobre el tiempo de sesiones: hablar con los otros terapeutas de nuestro paciente, ir a la escuela, escribir informes, evaluar material, estudiar, recibir llamados sobre el caso, inclusive tiempo para descomprimir si es un caso que agobia. Todo esto se lleva una parte de la agenda, que si no lo sabemos manejar, va a ocupar nuestro tiempo libre. No lo permitan ✋🏼.

Díganme ¿no se les activa el celular frenéticamente a la tarde? justo a la hora que uno quiere charlar con la familia, o bailar zumba, o leer una novela de amor.

Conservemos el espacio que nos merecemos para vivir bien. Para disfrutar de otras cosas.

Cuídense, que las misiones imposibles las pagamos nosotros con el cuerpo.

María Inés Acuña

Psicopedagoga

Por | 2019-04-20T11:05:57-03:00 marzo 21st, 2019|[Ser Terapeuta]|2 Comentarios

  1. Bety Vallarino junio 12, 2019 at 9:55 pm - Reply

    Hola María Inés!

    Gracias por estos consejos sobre la agenda. Finalmente se concretó el consultorio, y para mi sorpresa la llegada de pacientes está siendo algo «vertiginosa». Leerte me permitió «parar la pelota» y volver a analizar la disposición, el tiempo y las posibilidades reales, ya que el consultorio no es mí única ocupación laboral. Espero poder guardar un orden que me sea funcional. En un tiempo (si no sucumbo) te cuento.

    • María Inés Acuña junio 13, 2019 at 10:53 am - Reply

      Qué buena noticia. Que vaya bien entonces y contame más adelante! Abrazo

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